Trebamo biti iskreni i priznati da je pokušaj utvrđivanja razlike između nezavisnih izvođača radova i zaposlenih, i kada treba koristiti W-2 i 1009-ke, veoma zbunjujuć i iscrpljujuć.
Međutim, izuzetno je važno da imate osnovno razumevanje kako da klasifikujete radnike, čak i ako imate službu za obračun zarada ili knjigovođu koji će vam odraditi težak posao kada treba da ih platite. Da li su vaši radnici zapsoleni ili nezavisni izvođači radova zapravo utiče na oporezivanje, na vas ali i na radnike.
Na primer, morate zadržati porez na dohodak, zadržati i platiti porez na socijalno osiguranje i Medicare, kao i platiti porez na nezaposlenost na zarade isplaćene zaposlenom. Obično ne morate zadržati ili platiti porez na plaćanja nezavisnom izvođaču.
Međutim, ne morate da odlučite da li ćete zaposliti zaposlene ili nezavisne izvođače dok ne razumete razliku između njih dvoje i zašto bi jedan mogao biti bolji za vaše poslovanje – ili za određenu ulogu koju želite da popunite – od drugog. (U stvari, prilično je kritično da znate razliku jer pogrešna klasifikacija zaposlenih može rezultirati određenim novčanim kaznama).
Ko su nezavisni izvođači i zaposleni?
Nezavisni izvođač je samozaposlen. Sklapate ugovor sa nezavisnim izvođačem da biste izvršili određenu ulogu ili dovršili određeni zadatak. Izvođači mogu sami odrediti svoje radno vreme i koristiti svoje alate. Možda rade čak i za više preduzeća. Budući da su samozaposleni, ne zadržavate porez iz njihovih plata; oni sami plaćaju porez i obezbeđuju sopstvene beneficije.
Zaposleno lice je angažovano u vašem preduzeću na osnovu ugovora o radu. Zadržavate porez iz njihove plate, obučavate ih, plaćate porez na zaposlenje za njih i možda pružate i određene beneficije. Zbog toga imate veću kontrolu nad svojim zaposlenima – sami diktirate na čemu rade i kada rade.
Kako 1099 i W-2 igraju ulogu u ovome?
1099 i W-2 su poreski obrasci. Na primer, 1099MISC se obično koristi za izveštavanje o uplatama izvršenim nezavisnim izvođačima (koji pokrivaju sopstveni porez na zaposlenje). Obrazac W-2 se, sa druge strane, koristi za zaposlene (čiji poslodavac zadržava porez na zaradu iz svoje zarade).
Znamo da postoji još puno pitanja na ovu temu, pa hajde da je razvijemo malo dublje. Evo nekoliko pitanja koja vam mogu biti bitna:
- Utvrđivanje ko je nezavisni izvođač
- Pogrešna klasifikacija nezavisnog izvođača
- Prednosti i izazovi zaposlenih, kao i izvođača
- W-2 i 1099: u čemu je razlika
- Upravljanje 1099-om i W-2
- Česta pitanja o zaposlenima i izvođačima
Utvrđivanje ko je nezavisni izvođač
Razlika između zaposleng i nezavisnog izvođača je u stepenu kontrole koji imate nad radnikom ili u visini njegove nezavisnosti. Prilično nejasno, znamo.
Ne postoji test kojim bi se utvrdilo da li je neko izvođač ili zaposleni prema Zakonu o poštenim radnim standardima (zakon koji uređuje veći deo vašeg odnosa sa radnicima).
Poreska uprava razmatra tri kategorije kako bi utvrdila stepen kontrole ili nezavisnosti u odnosu sa vašim radnikom:
- Ponašanje: da li kontrolišete (ili imate pravo da kontrolišete) šta radnik radi i kako radi svoj posao?
- Finansijski: da li poslodavac kontroliše poslovne aspekte posla radnika (uključujući stvari poput načina na koji je radnik plaćen, da li se nadoknađuju troškovi, ko obezbeđuje zalihe)?
- Vrsta odnosa: postoje li pisani ugovori ili beneficije za zaposlene (tj.osiguranje, odmor,401(k), itd)? Da li je veza trajna? Da li je posao koji se izvodi ključni aspekt posla?
IRS primećuje da ne postoji čarobna formula koja nekoga čini zaposlenim ili izvođačem. Umesto toga, žele da sagledate celu vezu i razmotrite stepen u kome usmeravate tu osobu u njenom radu.
Jednom kada odlučite da li je osoba zaposleni ili izvođač radova, obavezno dokumentujte faktore koji su vas doveli do te odluke. Imajte na umu da zakon generalno pretpostavlja da su radnici zaposleni ukoliko ne ispunjavaju stroge zakonske uslove za uspostavljanje statusa nezavisnog izvođača.
Pogrešna klasifikacija nezavisnog izvođača
Veoma je važno da budete sigurni da pravilno klasifikujete svoje radnike, jer pogrešna klasifikacija može dovesti do skupih novčanih kazni (a niko ne želi neočekivane troškove!).
Pogrešna klasifikacija zaposlenih se događa kada su radnici pogrešno označeni kao nezavisni izvođači, a ne kao zaposleni. Ako pogrešno klasifikujete zaposlene, ne plaćate porez na nezaposlenost i druge poreze na svoje radnike kada biste zapravo trebali. Takođe, ne pokrivate ih radničkim osiguranjem i osiguranjem za slučaj nezaposlenosti, kada biste zapravo trebali.
Ako se utvrdi da pogrešno klasifikujete zapsolene kao nezavisne izvođače, verovatno ćete morati da platite sve one poreze i beneficije koje ranije niste plaćali. Uobičajene kazne uključuju:
- Naknada za zarade koje ste trebali da platite zaposlenom, poput prekovremenog rada i minimalne zarade
- Zaostali porezi i kazne za savezne i državne poreze na dohodak, socijalno osiguranje, Medicare i poreze na nezaposlenost
- Isplata za pogrešno klasifikovanje naknade za radnike zaposlenih
- Obezbeđivanje naknada za zaposlene, uključujući zdravstveno osiguranje, penzione planove itd.
Prednosti i izazovi zaposlenih i izvođača
Sve više malih preduzeća troši novac na izvođače. Prema IRS-u, tokom 2014.godine, 8,1% poslovnih troškova američkih preduzetnika je potrošeno na izvođače (u poređenju sa 5,8% u 2007.godini).
Nezavisni izvođači imaju neke lako prepoznatljive prednosti za krajnji rezultat. Budući da ne plaćate porez na zaposlenje i ne pružate beneficije za njih, izvođači često mogu koštati manje od zaposlenih sa punim radnim vremenom.
Ali uz prednosti, poput nižih troškova, mogu se pojaviti i mane, poput nedostatka kontrole nad rasporedom izvođača.
Evo raspodele nekih prednosti i nedostataka, kako nezavisnih izvođača, tako i zaposlenih.
| Benefiti zapošljavanja nezavisnih izvođača | Izazovi zapošljavanja nezavisnog izvođača |
| Stručnost: izvođači su obično dobro obučeni u svom polju i mogu da krenu sa radovima sa minimalnim treningom (ipak su nezavisni). Mogu se usredsrediti na vrlo specifičan projekat za koji možda niste stručni. | Manje kontrole: preduzećaimaju manju kontrolu nad nezavisnim izvođačima, koji teže ka većoj autonomiji. Osim toga, oni obično rade za kompaniju samo kratko vreme, što može biti ometajuće |
| Troškovi: izvođači nisu klasifikovani kao zaposleni. Dakle, ne morate da zadržite porez na zarade i ne morate da nudite beneficije poput zdravstvenog osiguranja. (Plaćanja međunarodnim izvođačima mogu biti predmet zasebnih poreza po odbitku). To može uštedeti novac (mada ne uvek jer izvođači u nekim slučajevima dobijaju veće stope). | Pravna razmatranja: vaš ugovor kontroliše sve u vezi sa vašim uslovima sa nezavisnim izvođačima. Zato pažljivo izradite ugovor i zatražite pravnog stručnjaka da ga pregleda. Iako možete otpustiti zaposlenog po svojoj volji, možda nećete moći otpustiti nezavisnog izvođača ako niste prekršili ugovor. |
| Fleksibilnost i nezavisnost: nezavisni izvođači se zapošljavaju za određeni projekat ili određeno vreme, što preduzećima daje veću fleksibilnost pri njihovom zapošljavanju i otpuštanju. | Osiguranje: Ako se izvođači povrede na poslu, mogli bi da odluče da tuže poslovanje. Sa druge strane, zaposleni su pokriveni osiguranjem radnika i uglavnom ne mogu da tuže svog poslodavca zbog povreda na radu. |
| Benefiti zapošljavanja zaposlenih | Izazovi zapošljavanja zaposlenih |
| Lojalnost kompanije: zaposleni se često snažno identifikuju sa svojim poslom, cene finasnijsku sigurnost i možda žele da ostanu sa kompanijom duže od nezavisnih izvođača koji skaču sa posla na posao. | Veći trošak: ne snosite odgovornost samo za zarade zaposlenih, već morate da platite svoj deo poreza na socijalno osiguranje i Medicare. Možda ćete morati da obezbedite beneficije za zaposlene poput zdravstvenog osiguranja i plaćenog bolovanja. |
| Stalna podrška: u zauzetim periodima možete da računate na to da će vaši zaposleni pojaviti, raditi do kasno i pomoći u obavljanju posla. Zaposleni mogu nositi više kapa i pomoći tamo gde su najpotrebniji. | Resursi: zaposlenima trebate pružiti sve što im je porebno za obavljanje posla (za razliku od izvođača). Zaposleni su uglavnom zasnovani na licu mesta, tako da morate osigurati da postoji dovoljno radnih prostora za sve. |
| Veća kontrola: poslodavci imaju kontrolu nad rasporedom svojih zaposlenih, odlučujući kada i kako će raditi. Ako vam je potrebno da se nešto uradi na određeni način u određeno vreme, ima smisla angažovati zaposlenog da to uradi. | Upravljanje zaposlenima: kada zaposleni rade za vas, morate ih obučavati, upravljati i motivisati. Obavezno se posvetite ovome. |
Prednosti W-2 u odnosu na 1099: koja je razlika?
Kada odlučite da li ćete zaposliti zaposlene ili izvođače – ili oboje – morate da se upoznate sa obrascima koje IRS zahteva da predate za svaku vrstu radnika. Obrasce za koje najčešće čujete su W-2 i 1099.
Ako unajmljujete zaposlenog, potreban vam je W-2 poreski obrazac.
W-2 je poreski oblik u kome preduzeća prijavljuju godišnju naknadu isplaćenu svojim zaposlenima i porez na zarade zadržan od te naknade.
Zaposleni koji prime W-2 se plaćaju preko platnog spiska poslodavca i zadržavaju porez na zarade tokom cele godine.
Poslodavci moraju poslati svoje W-2 obrasce svojim zaposlenima do 31.januara naredne kalendarske godine. Obrazac W-2 je dostupan na veb lokaciji IRS-a. Vlasnici preduzeća takođe mogu da generišu i prijave W-2 putem Square Payroll-a.
Ako unajmljujete nezavisnog izvođača, potreban vam je obrazac 1099.
Obrazac 1099 je niz dokumenata koje preduzeća koriste za prijavljivanje plaćanja koja su izvršena prema nezavisnom izvođaču tokom protekle godine. Poreski obrazac 1099-MISC koriste preduzeća za prijavljivanje plaćanja izvršenih nezavisnim izvođačima tokom protekle godine.
Pojedinac ili preduzeće koje u kalendarskoj godini plati nezavisnom izvođaču 600 dolara ili više je odgovorno za slanje izvođaču popunjene 1099-MISC obrasce (primerak B) do 31.januara naredne kalendarske godine. Postoje izuzeci koji isključuju neke nezavisne izvođače od prijavljivanja (ako je primalac korporacija).
Pojedinac ili preduzeće koje izvođaču pošalje 1099-MISC (primerak B) je takođe odgovorno za podnošenje 1099-MISC (primerak A) IRS-u do 31.januara sledeće kalendarske godine. Možete besplatno naručiti papirne kopije obrazaca 1099-MISC od IRS-a. Vlasnici preduzeća takođe mogu da generišu i podnesu 1099-MISC obrasce putem Square Payroll-a.
Nakon što popunite sve svoje 1099-MISC obrasce, morate da popunite obrazac 1096 sa rezimeom svih 1099 obrazaca koje ste pripremili i da ih pošaljete Poreskoj upravi (IRS) do 31.januara. ako 1099 obrasce podnesete elektronskim putem, ne morate podnositi 1096 obrazac.
W-2 i 1099 su samo neki od poreskih oblika koje trebati koristiti kada zapošljavate zaposlene i izvođače. Za informacije o drugim obrascima, konsultujte zvaničnu stranicu IRS-a ili svog računovođu.
Upravljanje vrstama svojih radnika pomoću Square Payroll-a
Kada odlučite da zaposlite ljude, jedna od prvih stvari koje radite je postavljanje sistema za upravljanje načinom plaćanja. Bez obzira da li imate samo zaposlene (W-2), samo nezavisne izvođače (1099) ili kombinaciju toga, Square Payroll vam može olakšati obradu platnih spiskova.
Square Payroll (kvadratni obračun zarada) pojednostavljuje vaše poslovanje i pomaže vam da uštedite vreme pomoću potpuno integrisanih vremenskih karti, računara, bolovanja i PTO-a za vaše zaposlene. Omogućava vam i direktno plaćanje i zaposlenima i izvođačima. Takođe se brine o obračunu poreza na zarade (za zaposlene u W-2) i stvaranju vaših W-2 i 1099 obrazaca.
Česta pitanja: 1099 u odnosu na W-2 poreske stope, prednosti i nedostaci i još mnogo toga
- Da li su izvođači zaposleni?
Izvođač nije zaposleni. Generalno, imate veću kontrolu nad poslom koji zaposleni radi nego sa izvođačem. Morate zadržati porez na dohodak, zadržati i platiti porez na socijalno osiguranje i Medicare, kao i porez na nezaposlenost na zarade isplaćene zaposlenima. Obično ne zadržavate porez na izvođače ili plaćate druge beneficije; o tome se sami brinu.
- Koja je razlika u plati između zaposlenog i nezavisnog izvođača?
Zavisi od toga za šta angažujete svog nezavisnog izvođača. U nekim slučajevima, nezavisni izvođači plaćaju više po satu zbog njihove nestručnosti (i zbog toga ih i angažujete).
Međutim, ne morate da plaćate naknade, socijalno osiguranje, Medicare ili porez za nezaposlene kada unajmite izvođača. Zbog toga mnoga preduzeća smatraju da su nezavisni izvođači isplativiji. Ipak, imajte na umu da pogrešna klasifikacija izvođača ima stroge kazne, zato se uverite da su vaši izvođači ono kako ih klasifikujete.
- Kako se od zaposlenog prelazi u nezavisnog izvođača i obrnuto?
Ako želite da svog izvođača prebacite za stalno zaposlenog, treba da ga angažujete na otvorenom radnom mestu. Koristeći uslugu poput Square Payroll-a, lako možete prebaciti svog izvođača na zaposlenog i početi zadržavati porez i plaćati porez na zaposlenje.
Teže je pretvoriti svog zaposlenog u izvođača. S obzirom na to da se pretpostavlja da su radnici zaposleni ukoliko se ne dokaže suprotno, prelazak sa W-2 na 1099 može pokrenuti neka pitanja iz IRS-a. Obavezno razgovarajte sa advokatom i računovođom pre nego što unesete ove promene.
- Koja je stopa poreza na nezavisnog izvođača?
Nezavisni izvođači plaćaju porez na samozapošljavanje jer preduzeća sa kojima rade ne zadržavaju porez na socijalno osiguranje ili Medicare. Stopa poreza na samozapošljavanje (koju čine porezi na socijalno osiguranje i Medicare) iznosi 15,3%. ipak je malo komplikovanije od toga (iznenađenje!). Prihod do 118.500 dolara podleže porezu na socijalno osiguranje, a sav vaš prihod podleže porezu na Medicare.
Napomena: Imajte na umu da su ovde sadržane informacije ogrnaičenog obima i namenjene samo kao pregled razlika u obrascima izveštavanja za nezavisne izvođače i zaposlene. Informacije se zasnivaju na važećem i aktivnom zakonodavstvu, koje se u budućnosti može promeniti. To nije poreski ili pravni savet na koji se možete osloniti u svom poslu i ne možete se osloniti ili pouzdati u svrhu izbegavanja poreza i/ili penala koji mogu biti procenjeni korišćenjem ovde sadržanih informacija. Za uputstva ili savete specifične za vaše poslovanje, trebate se obratiti poreskom ili pravnom stručnjaku.
Izvor: Squareup
COMMENTS